Het afgelopen jaar was voor veel organisaties chaotisch. Zij moesten ineens iets omarmen wat vaak alleen in theorie of nog op kleine schaal bestond: thuiswerken. En omdat veel organisaties genoodzaakt waren om voor alle medewerkers zo snel mogelijk tools uit te rollen om het samenwerken zo soepel mogelijk te laten verlopen, werd na de implementatie vooral de focus gelegd op de basale functies van tools als Teams. Logisch, want voor veel organisaties was het vooral noodzaak om alle werkzaamheden zoveel mogelijk te laten doorlopen. Maar wij vinden dat je ook naar de lange termijn moet kijken; hoe toekomstbestendig is jouw Microsoft Teams-omgeving eigenlijk? We delen daarom bruikbare tips om nog meer uit Microsoft Teams te halen.
Tip 1: Verbinden met andere Microsoft-oplossingen
Veel organisaties hebben Microsoft Teams al omarmd, maar maken helaas (nog) niet volledig gebruik van alle opties. En door sommige organisaties wordt Teams enkel gezien als een vergadertool, maar er is nog zo veel meer mogelijk.
Om te beginnen is het goed om te weten dat Teams volledig is geïntegreerd binnen Microsoft 365. Dat houdt in dat je naast de vertrouwde toepassingen als Word, Excel, OneNote en PowerPoint ook nog met Microsoft Teams aan de slag kunt. Hiermee breng je alle Microsoft-oplossingen met elkaar in verbinding en kunnen jouw teams ook op afstand snel en effectief samenwerken.
Tip 2: Aanvullende veiligheidsmaatregelen instellen
Hoewel werken in Microsoft 365 volledig veilig is, kun je binnen Teams aanvullende security-maatregelen inregelen.
Je kunt alle bestanden delen die je wilt en daar ook bepaalde policies voor instellen. Je bepaalt dan bijvoorbeeld dat bestanden nooit buiten de organisatie mogen komen, of dat er bij thuisgebruik multi-factor authenticatie nodig is om een bestand te openen.
Tip 3: Blijf op de hoogte van je projecten
Bij veel organisaties wordt het samenstellen van en werken in multidisciplinaire teams steeds populairder. Deze teams hebben een samenstelling van medewerkers met verschillende functieprofielen en achtergronden en zijn specifiek samengesteld om een bepaald doel te realiseren. Om een projectteam te laten excelleren, en optimaal te laten samenwerken, heb je dus behoefte om vanuit één plek alles rondom je project te kunnen realiseren.
Als team wil je ook overal en altijd op de hoogte blijven van wat er binnen het team gebeurt.
Medewerkers kunnen bijvoorbeeld zien of ze aan een team zijn toegevoegd, een oproep van een collega hebben gemist of dat er bestanden aan een teammap zijn toegevoegd. Zie dit als een soort nieuwsdienst die jou up-to-date houdt van de gebeurtenissen die belangrijk zijn voor de samenwerkingsverbanden waarvan jij deel uitmaakt.
Dat is niet alleen interessant voor projectteams die langere tijd met elkaar samenwerken, maar ook voor ad hoc verbanden die in korte tijd resultaten moeten boeken. Wanneer je binnen een team snel kennis met elkaar kunt delen, maak je het voor iedereen eenvoudiger om productief te zijn.
Tip 4: Bellen in Microsoft Teams
Telefonie blijft een belangrijk kanaal voor klanten om met jouw bedrijf in contact te komen of voor collega’s om klanten mee te bereiken. De integratie van telefonie binnen Microsoft Teams zorgt voor een aantrekkelijke tijdsbesparing. Uit onderzoek van Forrester (2020) blijkt dat medewerkers die veel onderweg zijn tot wel 1,5 uur per week kunnen besparen en andere collega’s tot wel 38 minuten per week, omdat je niet meer van applicatie hoeft te wisselen om te telefoneren. Daarnaast wordt de bestaande telefooncentrale vervangen. Concreet betekent dit dat er niet meer hoeft te worden geïnvesteerd in een losstaande telefooncentrale of telefoniedienst bij een derde partij.
Deel bijvoorbeeld van tevoren de agenda of je presentatie en de daarbij horende actiepunten. Iedereen gaat dan voorbereid de vergadering in.
Tip 5: Chatten in plaats van e-mail
Het sturen van een e-mail is niet altijd de beste oplossing om je team- of projectgenoten op de hoogte te houden. Binnen Microsoft Teams start je eenvoudig een gesprek met één van je teamgenoten, of net zo makkelijk een groepsgesprek met het hele team. Daarin kun je niet alleen online overleggen of (video)bellen met elkaar, je kunt tijdens de chat ook bestanden met elkaar delen, net zoals je dat – bijvoorbeeld – in WhatsApp bent gewend. Zo breng je elkaar op een efficiëntere manier dan dat je via de e-mail gewend bent, op de hoogte van informatie die voor het team van belang is.
Tip 6: Efficiënter vergaderen
De meeste organisaties zien vergaderen als een losstaande actie. Wij vinden dat je het beter kunt behandelen als een cyclus: voor, tijdens en na de vergadering. Deel bijvoorbeeld van tevoren de agenda of je presentatie en de daarbij horende actiepunten. Iedereen gaat dan voorbereid de vergadering in. Tijdens de vergadering deelt de organisator zijn presentatie op het beeldscherm en worden acties genoteerd in een OneNote. Na afloop ontvangen de deelnemers direct hun actiepunten.
Tip 7: Integratie met (niet-)Microsoft apps
Een ander groot voordeel van Microsoft Teams is de integratie met verschillende applicaties. Teveel om in dit blog te benoemen, maar je kunt bijvoorbeeld Microsoft-applicaties als Planner voor projectmanagement en de CRM-applicatie Dynamics 365 toevoegen. Nog interessanter en wat Microsoft Teams zo veelzijdig maakt is het integreren van niet-Microsoft applicaties, zoals: Trello, Lucidchart en Mailchimp. Je kunt dus je favoriete apps blijven gebruiken vanuit Teams.
