Veel ondernemers – zeker in het klein-mkb – werken met een persoonlijke Dropbox. Niels van der Kaaij, accountmanager bij treeICT, wil die ondernemers bewustmaken van de risico’s. Zijn advies? Kies voor alternatieven die een stuk veiliger en slimmer zijn.
Onlangs bezocht ik een klant, een projectontwikkelaar. In deze organisatie werken zo’n 35 professionals die grote infrastructurele projecten begeleiden. De medewerkers zijn vaker op hun projectlocatie te vinden dan op kantoor en ieder is verantwoordelijk voor zijn of haar eigen laptop. De directeur begon ooit met het gebruik van een persoonlijke Dropbox om bestanden te delen, en dat is altijd zo gebleven. Tot voor kort, kan ik er gelukkig inmiddels aan toevoegen.
De gevaren
Dropbox is van origine een Clouddienst voor het online opslaan van bestanden, bedoeld voor consumenten. Zodra je meer dan 2 gigabytes aan data hebt, moet je voor de dienst betalen. Zeker deze projectontwikkelaar, die werkt met veel en grote bestanden, zat in no-time aan die grens natuurlijk. Daarnaast kleven er nog een aantal nadelen aan het werken met een persoonlijke Dropbox voor zakelijke doeleinden. Wil je weten wie waar toegang tot heeft, dan moet je dit als eigenaar van een persoonlijke Dropbox-account zelf bijhouden. Dat kost veel tijd. Slimmer is om vooraf gebruikersrechten te definiëren. Bovendien is Dropbox een synchronisatietool; dat houdt in dat alles wat in de Dropbox-map in de Cloud staat ook deels lokaal gesynchroniseerd wordt. Werk je met meer mensen tegelijkertijd aan een document waarbij de een met de Cloud versie werkt en de ander met de lokale versie, dan ontstaan er verschillende versies van de werkelijkheid. Tenslotte zijn in geval van diefstal, verlies of een hack de lokale bestanden door iedereen die op dat moment over jouw device beschikt in te zien. Iets wat je absoluut niet wilt.
Maar hoe dan wel?
Gebruik je Office 365? Dan heb je SharePoint Online al tot je beschikking. SharePoint is helemaal toegespitst op zakelijk verkeer en echt bedoeld voor het delen van bestanden met meerdere gebruikers. Op die manier beschik je over een platform om je gegevens overzichtelijk te beheren met uitgebreide toegangs- en beveiligingsmogelijkheden. Bovendien is SharePoint volledig naar de wensen van de klant in te richten, qua look & feel, maar ook qua rechten, toegang en veiligheidsregels. Daarnaast helpt SharePoint Online jou om te voldoen aan de GDPR-regelgeving.
Geen omkijken meer
Gelukkig zag de klant in dat hun huidige manier van werken onveilig, onoverzichtelijk en tijdrovend was. Hij stapt nu over op SharePoint Online. Het beheer, de controle, de rechten en het beleid nemen wij voor onze rekening. Hierdoor heeft hij geen omkijken meer naar de technische zaken. Zo kan de klant weer al zijn aandacht geven aan het draaien van mooie projecten en weet hij dat iedereen binnen het project op een veilige en overzichtelijke manier werkt.
Meer weten?
Niet alleen deze klant zet een persoonlijke Dropbox zakelijk in. Ik kom dit in de praktijk veel vaker tegen. Zelf de vele mogelijkheden van SharePoint Online ervaren? Neem dan vrijblijvend contact met mij op. Ook als je een keer wilt sparren.
